Muito ouvi falar na solução ERP durante o meu curso de graduação na área de Informática. Aparentemente, ela é bastante complexa. Essa impressão inicial se deve ao fato de que a partir da implementação do sistema não poderemos limitar-nos a ver o processo apenas do nosso ponto de vista. Teremos uma visão mais ampla, veremos o todo, saberemos onde o processo começa e onde ele termina”.
Um ponto que considero de extrema importância para que o sistema funcione corretamente é a precisão das informações fornecidas. Se um campo for preenchido errado, o processo solicitado não poderá ser completado
Hoje, perdemos muito tempo encaminhando papéis para autorização de viagem e solicitação de compras, por exemplo. O PeopleSoft vai viabilizar que as questões sejam resolvidas mais rapidamente, haverá uma otimização do tempo. Assim, poderemos nos envolver com questões mais urgentes, em especial, as que envolvem o aluno mais diretamente, que representa nossa atividade fim.
Para começarmos a entender o ERP, é importante sabermos que ele não possui nenhuma ligação direta com a sua sigla. Esqueça a palavra planejamento, ele não faz isso, e esqueça a palavra recurso, um termo descartável. Mas lembre-se da parte empresarial. Ele serve para integrar todos os departamentos e funções de uma companhia em um simples sistema de computador que pode servir a todas necessidades particulares de cada uma das diferentes seções.
Durante os treinamentos para o uso da ferramenta, pude perceber que no novo sistema há uma série de detalhes que antes não eram solicitados. Entretanto, não parece haver uma grande complexidade. A prática, com certeza, irá minimizar todas as dificuldades que possamos ter no início. Cabe ressaltar que a navegação se torna mais fácil pelo fato de a ferramenta ser bastante explicativa e mostrar o caminho percorrido.

Elinete Ribeiro

Hoje, discutimos muito sobre as mudanças ocorridas este novo milênio, e suas expectativas. Pois, o mundo jamais havia vivenciado tantas transformações em tão pouco tempo, parece agora estar sendo contada minuto a minuto, levando com esses minutos o desenvolvimento tecnológico e científico em que se processa a educação profissional. A globalização, por um lado proporcionou um grande avanço da sociedade, mas por outro tornou-a altamente competitiva, gerou grandes diferenças sociais, criou problemas ambientais, modificou importantes valores. Essas mudanças, também desordenou o campo educacional. Desaparecem disciplinas, outras se fundem, transformam-se o saber e o conhecimento que passam, de certa forma, a serem considerados como organização, muitas vezes, impondo para aqueles que se preocupam com o futuro do homem, sérias reflexões sobre questões de toda natureza, sejam, éticas, político-sociais ou culturais.
O momento atual em que vivemos no mundo do trabalho, a velocidade das inovações e informações torna-se meteórica se comparada com décadas passadas. Tudo se modifica com grande rapidez, mas a coerência é essencial para sermos capazes de compreender, absorver e acompanhar essas inovações. O trabalhador deve buscar aperfeiçoamento em suas competências e habilidades intelectuais, para ter capacidade de comunicar-se adequadamente com os desafios propostos nas inovações e tendências neste novo tempo.
Nesse novo tempo, na hora de buscarmos capacitação para exercer as habilidades, precisamos buscar primeiramente um ponto de referência, a fim de que nossos valores sejam agregados. Por exemplo, existem muitas escolas, porém poucas conseguem desenvolver o gosto pelo saber. A importância da formação de atitudes e valores devem ser também companheiras na prática de difusão do conhecimento. Cada uma tem sua função e papéis bem definidos, mas objetivos comuns, que se une à força de vontade e a ressignificação de todos os agentes envolvidos no processo educacional.

Elinete Ribeiro

Muitos profissionais de Secretariado também exercem suas atividades voltadas aos consumidores. Em outras palavras, investir na qualidade do processo, significa obter resultados. Para tanto, é preciso desenvolver diversos canais para cada público específico, obedecendo a um planejamento estratégico definido para que o gerenciamento da organização seja um fator contribuinte para o sucesso do plano de comunicação. E o Secretário tem um papel que vem a contribuir com os avanços científicos e tecnológicos, relacionados com o contexto, com o desenvolvimento educacional, cultural e político, desenvolvendo a customização, atuando de forma inteligente na sociedade a fim de potencializar sua capacidade criativa e gerar estratégias para a superação dos problemas e a construção de um futuro melhor, principalmente no processo da organização.
Todos sabemos que a imagem do profissional de secretariado mudou. Não temos mais a imagem por de trás de uma mesa datilografando, anotando recados e atendendo telefonemas ou esperando o Executivo “ordenar”. Hoje podemos fazer os processos funcionarem de maneira eficaz, isto não é uma questão de vontade, mas de habilidade. Às vezes, as pessoas são designadas para executar algo sem treinamento e experiência apropriada. Nestes casos, se não tivermos as ferramentas ou treinamentos necessários, iremos sofrer por não sabermos o que vamos fazer.
Elaborar projetos partidos de uma análise coerente, supera resultados e desperta interesse pela sua importância dentro do cenário empresarial nacional e pelo tratamento que recebe no campo estratégico de relacionamentos dos negócios com outros paises, e atualmente o profissional de secretariado necessita possuir muitas habilidades, inclusive lingüísticas. Muitas vezes omissa nas organizações e colocada isso como segundo plano, quando deveria na verdade ser prioridade em algumas operações. Aí está um dos objetivos dos Secretários, despertar nos executivos esta consciência, fazê-los entender a importância da comunicação interna e externa para o gerenciamento de pessoas e resultados, o que já é notado por vários líderes visionários que observam que na era do conhecimento, não investir no conhecimento é atraso de vida e de resultados. A organização precisa estar comprometida. E é difícil ser um bom executor de projetos em uma organização, se não tiver habilidades valorizadas.
Neste cenário, o que transforma um projeto em um sucesso? Primeiramente requer, antes de tudo, um investimento de tempo e esforço: algumas pessoas se consideram ‘executoras’, mas podem não se satisfazer com suas habilidades de planejamento. Muitas vezes, temos a tendência de discutir um problema, para logo após resolvê-lo. Isto funciona, quando temos um projeto de curto prazo quando realizamos uma mudança, mas não funciona em um projeto a longo prazo, que tem de resistir aos impulsos de resoluções imediatas. E o secretário bem preparado sabe que o projeto só vai ser concluído mais cedo se primeiro planejar e depois ter disciplina para gerenciá-lo de forma efetiva.

Alguns profissionais pensam que gerenciamento de projetos é uma ferramenta somente para administradores, o que não é verdade. Quando discutimos Gerenciamento de Projetos com alguns executivos, eles começam a ficar preocupado com seus gastos administrativos e atrasos. Muitos não têm noção concreta do que uma metodologia pode levar para dentro da empresa. Então passamos primeiramente a imagem que estamos tentando implementar uma ferramenta, que nos permite ser melhor naquilo que fazemos. Porém, se isso fosse uma ferramenta, com certeza, teríamos mais chance em convencê-los a aderir a tal proposta. Entretanto, só funcionará se os processos forem colocados em prática. Os executivos em geral estão exaustos com tantas metodologias e novos processos, porque sabem que Gerenciamento de Projetos tem sua complexidade, burocracia com o preenchimento de papéis intensa e redirecionada para o foco fora do seu habitual trabalho. Voltamos então à discussão anterior (Um bom gerenciamento de projetos requer, antes de tudo, um investimento de tempo e esforço para que possamos convencer numa organização), mas sem nos esquecermos do tamanho do projeto. Pois o problema normalmente não está na metodologia e sim na má aplicação da mesma.

Muitos secretários gostariam de poder trabalhar com o mínimo de supervisão. Eles podem ter algum receio de que as técnicas formais de Gerenciamento de Projetos podem resultar em rigorosos controles, que poderão interferir na maneira descontraída e criativa de realizar um trabalho. Em parte, eles têm razão, porque, normalmente os processos e procedimentos eliminam alguma criatividade que não são desejadas em certas áreas. Mas O Gerenciamento de projetos não terá êxito se esse tipo de conduta prevalecer. Para elaborar projetos, o bom secretário deve analisar, implementar e gerenciar o processo, para que seus dirigentes acreditem nesta operação, mas cabe ao Executivo focar e decidir.
Embora as empresas invistam em seu maior patrimônio, seus colaboradores, ainda falta muito para que realmente se voltem para nós, secretários, na condição de um profissional qualificado para tarefas voltadas para Gerenciamento de Projetos. Mas Mesmo que não seja possível provisão de muitos recursos, é possíveis encontrar soluções criativas que atendam as demandas na elaboração dos mesmos, e isto, o Secretário deve ter de sobra. Roger Von Oech, fundador e presidente da Creative Think (Pensamento Criativo), empresa especializada em inovação e criatividade de negócios nos Estados Unidos, escreveu em seu livro “um toc na cuca”, que “se temos apenas uma idéia, só teremos também uma linha de ação para utilizar. Complementado, ainda usa as palavras do filósofo francês Emile Chartie “nada é mais perigoso que uma única idéia”, ou seja, para pensarmos melhor precisamos ter diferentes pontos de vista. Nós aprendemos ao longo de nossas vidas a evitar a ambigüidade devido aos problemas que ela pode provocar na comunicação, mas nas situações práticas ela é válida, talvez nem tanto quando executamos idéias, mas ao procurarmos por elas. Um bom profissional deve gerar vários contextos possíveis para melhorar sua média de recursos hábeis, fazendo esforços necessários para alcançar as metas estabelecidas, o que um bom projeto necessita.
Quando nos sentimos envolvidos com um projeto na empresa, dedicamos mais ao trabalho intenso, aumentando relações pessoais, e entendemos melhor o desafio das funções e responsabilidades, o que nos leva a estabelecer habilidades de liderança. Isto significa comunicar uma visão e fazer com que nossa equipe nos aceite e nos façam sentir responsáveis pelo atendimento das expectativas. Isto inclui fornecer um e fazer com que elas se sintam responsáveis pelo atendimento das expectativas. Isto inclui fornecer um atendimento de gerenciamento de projetos.

Resumindo esta abordagem de extrema importância, superficialmente, a função de um Secretário como gerente de projeto deveria ser fácil de descrever. Na verdade, sob a perspectiva de um texto provavelmente o é. Mas o desafio de entender as funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos é diferente de empresa para empresa. E é através das habilidades nestes desafios que em geral, o secretário será responsável pelo sucesso total de tal, elevando-o aos resultados superados. Em algumas empresas, esta pessoa pode ser chamada de Coordenador de Projeto, ou Líder de Equipe, mas supostamente será “Secretário Executivo”. Contudo, o aspecto chave é que sejamos responsáveis pelo sucesso do projeto.

Elinete Ribeiro

As muitas interpretações que fazemos dos termos informação, conhecimento e sabedoria, nos fazem muitas vezes captar sentidos duplos, até mesmo por não termos aprendido no decorrer de nossas vidas a não distingui-los. A sabedoria (linda por sinal), está relacionada à ética e à moral, e, por mais que pareça filosofia, ela não poderia nada sem seus parceiros informação e conhecimento.

Enquanto não há conhecimento, o homem segue numa constante busca, chegando algumas vezes a mal interpretar a informação, se obstruindo na saga CURIOSIDADE. Não que isso seja ruim, pois ela nos faz despertar para o aprendizado, mas quando impulsionada a “bisbilhotagem”, a influência negativa usa a inteligência humana transformando-a em inútil.
De forma semelhante, o excesso de informações fere o cérebro, e não as digere através de uma análise coerente, muito menos se armazena no baú memória para que seja processada em conhecimento e se transforme em sabedoria. Pois a prática dos bons hábitos de nosso pensar só no leva à verdade quando incorporados nessa virtude.

Elinete Ribeiro

Pela complexidade do ser humano, o filme mostra o fato de uma simples idéia do protagonista em aventurar-se mundo afora, fazê-lo com que se deparasse frente à realidade da sociedade, e reagir às suas imposições.
A descoberta por lugares desconhecidos e sua adaptação ao ambiente, o levou a uma auto-descoberta por um mundo interno que ele mesmo desconhecia.
“Diários de motocicletas” retrata com clareza as muitas situações em que o ser humano, enquanto sujeito, sente-se na obrigação de se envolver para que suas limitações sejam aceitáveis, evitando assim, seu fechamento no ambiente em que convive. Podemos considerar isso como uma constante troca entre ele, e o ambiente.
Segundo Nietzsche (Apud RUSS, 1994), a vida é a melhor e a mais conhecida forma do ser como ser no ambiente e então se mostrar. Isto é, as variedades de experiência, seja interior ou exterior, vivenciadas pelas pessoas envolvidas no processo de convivências, fundamenta a necessidade de um quadro de referência abrangente em relação à adaptação humana.

Elinete Ribeiro