Muitos profissionais de Secretariado também exercem suas atividades voltadas aos consumidores. Em outras palavras, investir na qualidade do processo, significa obter resultados. Para tanto, é preciso desenvolver diversos canais para cada público específico, obedecendo a um planejamento estratégico definido para que o gerenciamento da organização seja um fator contribuinte para o sucesso do plano de comunicação. E o Secretário tem um papel que vem a contribuir com os avanços científicos e tecnológicos, relacionados com o contexto, com o desenvolvimento educacional, cultural e político, desenvolvendo a customização, atuando de forma inteligente na sociedade a fim de potencializar sua capacidade criativa e gerar estratégias para a superação dos problemas e a construção de um futuro melhor, principalmente no processo da organização.
Todos sabemos que a imagem do profissional de secretariado mudou. Não temos mais a imagem por de trás de uma mesa datilografando, anotando recados e atendendo telefonemas ou esperando o Executivo “ordenar”. Hoje podemos fazer os processos funcionarem de maneira eficaz, isto não é uma questão de vontade, mas de habilidade. Às vezes, as pessoas são designadas para executar algo sem treinamento e experiência apropriada. Nestes casos, se não tivermos as ferramentas ou treinamentos necessários, iremos sofrer por não sabermos o que vamos fazer.
Elaborar projetos partidos de uma análise coerente, supera resultados e desperta interesse pela sua importância dentro do cenário empresarial nacional e pelo tratamento que recebe no campo estratégico de relacionamentos dos negócios com outros paises, e atualmente o profissional de secretariado necessita possuir muitas habilidades, inclusive lingüísticas. Muitas vezes omissa nas organizações e colocada isso como segundo plano, quando deveria na verdade ser prioridade em algumas operações. Aí está um dos objetivos dos Secretários, despertar nos executivos esta consciência, fazê-los entender a importância da comunicação interna e externa para o gerenciamento de pessoas e resultados, o que já é notado por vários líderes visionários que observam que na era do conhecimento, não investir no conhecimento é atraso de vida e de resultados. A organização precisa estar comprometida. E é difícil ser um bom executor de projetos em uma organização, se não tiver habilidades valorizadas.
Neste cenário, o que transforma um projeto em um sucesso? Primeiramente requer, antes de tudo, um investimento de tempo e esforço: algumas pessoas se consideram ‘executoras’, mas podem não se satisfazer com suas habilidades de planejamento. Muitas vezes, temos a tendência de discutir um problema, para logo após resolvê-lo. Isto funciona, quando temos um projeto de curto prazo quando realizamos uma mudança, mas não funciona em um projeto a longo prazo, que tem de resistir aos impulsos de resoluções imediatas. E o secretário bem preparado sabe que o projeto só vai ser concluído mais cedo se primeiro planejar e depois ter disciplina para gerenciá-lo de forma efetiva.

Alguns profissionais pensam que gerenciamento de projetos é uma ferramenta somente para administradores, o que não é verdade. Quando discutimos Gerenciamento de Projetos com alguns executivos, eles começam a ficar preocupado com seus gastos administrativos e atrasos. Muitos não têm noção concreta do que uma metodologia pode levar para dentro da empresa. Então passamos primeiramente a imagem que estamos tentando implementar uma ferramenta, que nos permite ser melhor naquilo que fazemos. Porém, se isso fosse uma ferramenta, com certeza, teríamos mais chance em convencê-los a aderir a tal proposta. Entretanto, só funcionará se os processos forem colocados em prática. Os executivos em geral estão exaustos com tantas metodologias e novos processos, porque sabem que Gerenciamento de Projetos tem sua complexidade, burocracia com o preenchimento de papéis intensa e redirecionada para o foco fora do seu habitual trabalho. Voltamos então à discussão anterior (Um bom gerenciamento de projetos requer, antes de tudo, um investimento de tempo e esforço para que possamos convencer numa organização), mas sem nos esquecermos do tamanho do projeto. Pois o problema normalmente não está na metodologia e sim na má aplicação da mesma.

Muitos secretários gostariam de poder trabalhar com o mínimo de supervisão. Eles podem ter algum receio de que as técnicas formais de Gerenciamento de Projetos podem resultar em rigorosos controles, que poderão interferir na maneira descontraída e criativa de realizar um trabalho. Em parte, eles têm razão, porque, normalmente os processos e procedimentos eliminam alguma criatividade que não são desejadas em certas áreas. Mas O Gerenciamento de projetos não terá êxito se esse tipo de conduta prevalecer. Para elaborar projetos, o bom secretário deve analisar, implementar e gerenciar o processo, para que seus dirigentes acreditem nesta operação, mas cabe ao Executivo focar e decidir.
Embora as empresas invistam em seu maior patrimônio, seus colaboradores, ainda falta muito para que realmente se voltem para nós, secretários, na condição de um profissional qualificado para tarefas voltadas para Gerenciamento de Projetos. Mas Mesmo que não seja possível provisão de muitos recursos, é possíveis encontrar soluções criativas que atendam as demandas na elaboração dos mesmos, e isto, o Secretário deve ter de sobra. Roger Von Oech, fundador e presidente da Creative Think (Pensamento Criativo), empresa especializada em inovação e criatividade de negócios nos Estados Unidos, escreveu em seu livro “um toc na cuca”, que “se temos apenas uma idéia, só teremos também uma linha de ação para utilizar. Complementado, ainda usa as palavras do filósofo francês Emile Chartie “nada é mais perigoso que uma única idéia”, ou seja, para pensarmos melhor precisamos ter diferentes pontos de vista. Nós aprendemos ao longo de nossas vidas a evitar a ambigüidade devido aos problemas que ela pode provocar na comunicação, mas nas situações práticas ela é válida, talvez nem tanto quando executamos idéias, mas ao procurarmos por elas. Um bom profissional deve gerar vários contextos possíveis para melhorar sua média de recursos hábeis, fazendo esforços necessários para alcançar as metas estabelecidas, o que um bom projeto necessita.
Quando nos sentimos envolvidos com um projeto na empresa, dedicamos mais ao trabalho intenso, aumentando relações pessoais, e entendemos melhor o desafio das funções e responsabilidades, o que nos leva a estabelecer habilidades de liderança. Isto significa comunicar uma visão e fazer com que nossa equipe nos aceite e nos façam sentir responsáveis pelo atendimento das expectativas. Isto inclui fornecer um e fazer com que elas se sintam responsáveis pelo atendimento das expectativas. Isto inclui fornecer um atendimento de gerenciamento de projetos.

Resumindo esta abordagem de extrema importância, superficialmente, a função de um Secretário como gerente de projeto deveria ser fácil de descrever. Na verdade, sob a perspectiva de um texto provavelmente o é. Mas o desafio de entender as funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos é diferente de empresa para empresa. E é através das habilidades nestes desafios que em geral, o secretário será responsável pelo sucesso total de tal, elevando-o aos resultados superados. Em algumas empresas, esta pessoa pode ser chamada de Coordenador de Projeto, ou Líder de Equipe, mas supostamente será “Secretário Executivo”. Contudo, o aspecto chave é que sejamos responsáveis pelo sucesso do projeto.

Elinete Ribeiro